En abril, medio país busca “gastos deducibles del alquiler”. Es el peor momento posible para buscarlo: cuando te sientas a hacer la declaración, la factura del fontanero de octubre está en un correo enterrado, el recibo del IBI lo pagó el banco sin que lo guardaras, y la derrama de la comunidad es un número que recuerdas “de algo”. Sabes perfectamente qué puedes deducir. Lo que no tienes es el papel que lo demuestra.
Ese es el punto que casi nadie ataca. La lista de gastos deducibles ya la tienes —está en qué gastos puedes desgravar en el alquiler, con la amortización incluida—. Este artículo va del otro problema, el que de verdad te cuesta dinero: sin justificante, no hay deducción. Y agosto, con el año fiscal a mitad, es el momento de montar el sistema para no perder ni uno. No abril.
Información general, no asesoramiento fiscal. La base legal de las deducciones es la Ley 35/2006 del IRPF, art. 23 y los requisitos de justificación de la Agencia Tributaria. Consulta a tu asesor antes de declarar.
La regla dura: sin justificante y sin contrato, no hay deducción
Hacienda no te deja restar un gasto porque tú digas que lo pagaste. Necesitas dos cosas:
- El justificante del gasto (factura, recibo, extracto), a tu nombre y vinculable a esa vivienda.
- Un contrato conforme a la LAU que acredite que el inmueble estaba alquilado o disponible para alquilar.
Falta cualquiera de las dos y el gasto, por muy real que sea, no se puede deducir. La reparación de 500 € que pagaste en efectivo sin factura no existe para Hacienda. Y el problema no suele ser que no lo pagaras: es que el papel se perdió por el camino.
El calendario del propietario: cuándo llega cada gasto
Los gastos deducibles no llegan todos juntos en abril. Llegan repartidos por todo el año, y cada uno se pierde de una forma distinta:
| Cuándo | Gasto | Cómo se suele perder |
|---|---|---|
| Todo el año | Cuota de la comunidad | Domiciliada; nadie guarda el recibo mensual |
| Cualquier mes | Reparaciones (fontanero, electricista, electrodomésticos) | Factura en un correo o un WhatsApp que se entierra |
| Anual | IBI y tasa de basuras | Lo paga el banco; el recibo no se archiva |
| Anual | Seguros (hogar, impago) | Renovación automática; la póliza no se guarda |
| Puntual | Derramas de la comunidad | Se recuerda “de algo”, sin el justificante del importe |
| Mensual | Intereses de la hipoteca | Hay que pedir el certificado anual al banco |
| Puntual | Gestoría / administración | Factura suelta que se traspapela |
La factura del fontanero de octubre y la póliza de mayo no se pierden en abril: se pierden el día que llegan, porque nadie las guarda en el momento. En abril solo descubres que faltan.
El sistema de tres pasos
No hace falta un programa de contabilidad ni un máster. Hace falta cambiar de “reunir los papeles en abril” a “capturar cada gasto el día que ocurre”:
- Captura en el momento, no al final. Cuando pagas al fontanero, foto de la factura ahí mismo. Cuando renuevas el seguro, guarda la póliza ese día. El gasto que no capturas cuando ocurre es el que falta ocho meses después.
- Clasifica por propiedad y por categoría. Cada justificante, asignado a qué piso y a qué tipo de gasto (IBI, comunidad, reparación, seguro…). Con un solo piso parece innecesario; con dos, es lo que evita mezclar la derrama de uno con la del otro.
- Cierra el año con el desglose hecho. Llegado abril, no reconstruyes nada: tienes el sumatorio por categoría y las facturas adjuntas, listos para pasárselos a la asesoría en un archivo.
La diferencia entre los tres pasos y “ya lo miraré” no es orden por gusto: es dinero. Cada factura que no aparece es un gasto que pagas sin poder restarlo, y encima tributa el ingreso completo como si ese gasto no hubiera existido.
Lo que le pasas a la asesoría
Si trabajas con un gestor, el momento de la verdad es cuándo y cómo le entregas los datos. La diferencia:
- Sin sistema: en abril le llevas una carpeta de correos, recuerdos y “creo que fue sobre 500 €”. El gestor cobra por ordenarlo, y lo que no aparece no se deduce.
- Con sistema: le pasas un export por propiedad, con cada gasto categorizado y su factura adjunta. Menos horas de gestoría, cero gastos perdidos, y la declaración sale con la base imponible real, no con la que se pudo reconstruir de memoria.
Qué importa
Saber qué gastos son deducibles no te ahorra un euro si el justificante no aparece cuando toca declarar. El dinero no se pierde en abril: se pierde en octubre, el día que no guardaste la factura. Por eso el trabajo se hace ahora, a mitad de año, montando un sistema que capture cada gasto en el momento y lo tenga clasificado por propiedad — para llegar a la declaración con el desglose hecho en lugar de reconstruyéndolo.
Ese es, literalmente, el caso de uso de Livra: registrar cada gasto por categoría con su factura adjunta, propiedad a propiedad, y sacar el export para tu asesoría cuando llegue la renta. La lista de qué deduces la tienes en el post de gastos deducibles; esto es el sistema para no perder ni uno.